NOTIFICA DEI CLIENTI ALLOGGIATI ALLA QUESTURA DI RAVENNA

NOTIFICA DEI CLIENTI ALLOGGIATI ALLA QUESTURA DI RAVENNA

Gentili albergatori,

provvediamo ad inviare le informazioni sulla notifica dei clienti alloggiati alla Questura di Ravenna, che vi preghiamo di leggere attentamente, le modalità di accredito e trasmissione dei dati non hanno subite modifiche.

Vi ricordiamo che le procedure previste dal Decreto Legge 201/2011 (convertito nella legge n. 214/2011) in vigore dal 2012, prevedono esclusivamente l’utilizzo del collegamento informatico denominato “Servizio Invio telematico Schedine Alloggiati”, attraverso il quale le informazioni relative ai clienti arrivati ed alloggiati nella struttura ricettiva verranno trasmessi alla Questura territorialmente competente.

La Questura di Ravenna ha attivato una procedura informatizzata gratuita per la trasmissione e la gestione dei dati delle persone alloggiate presso le strutture alberghiere di tutta la provincia.

La comunicazione va effettuata alla Questura di Ravenna entro 24 ore dall’arrivo dei clienti.

Il Decreto attuativo delle procedure sopra descritte (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 14 del 17.1.2013 “Disposizioni concernenti la comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza dell’arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive”), ha introdotto alcune norme che sintetizziamo di seguito:

-  la comunicazione deve essere fatta al momento stesso dell’arrivo, per i soggiorni

   inferiori alle 24 ore;

-  è necessario comunicare il numero di giorni di permanenza del cliente;

-  è eliminato l’obbligo di comunicare l’indirizzo di residenza del cliente.

Per accedere al servizio è necessario accreditarsi al portale della Polizia di Stato: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it richiedendo le credenziali di accesso – username e password con il modulo fornito in allegato o scaricabile dal sito

http://questure.poliziadistato.it/it/Ravenna/articolo/574419349333a092707620

Il modulo “alloggiati web”, una volta compilato dovrà essere inviato alla Questura di Ravenna con  posta elettronica  a utl.quest.ra@pecps.poliziadistato.it o tramite raccomandata A.R. con i seguenti allegati: fotocopia SCIA (licenza di esercizio ricettivo/alberghiero) e fotocopia del documento d’identità del titolare. Dopo che l’istanza sarà registrata, la Questura di Ravenna provvederà ad assegnare le credenziali di accesso che hanno una validità biennale.

I browser abilitati coi quali accedere al servizio sono solo Internet Explorer e Firefox.

La compilazione comporta una procedura abbastanza semplice, vi è anche la possibilità di interfacciarsi con molti gestionali in uso negli alberghi (è necessario chiedere al fornitore le delucidazioni del caso).

I NUOVI GESTORI di imprese alberghiere che ancora non utilizzano il collegamento informatico, devono attivarsi quanto prima richiedendo alla Questura di Ravenna l’accesso al servizio prima dell’apertura dell’hotel.

Rinnovo del certificato in prossimità della scadenza dei due anni

Ricordiamo agli albergatori che hanno attivato il servizio prima della stagione estiva 2015 di rinnovare il certificato prima della stagione estiva 2017 e quindi prima dell’apertura dell’attività.

Le modalità per il rinnovo sono sul sito https://alloggiatiweb.poliziadistato.it alla sezione “supporto tecnico /manuali”.

Potete scaricare il manuale aggiornato dalla home page del sito alloggiati web e stampare le istruzioni per Internet Explorer e Firefox a seconda del browser utilizzato quindi procedere a seguire le istruzioni da pag. 10 e seguenti per Internet Explorer e da pag. 8 e seguenti per Firefox.

Il servizio permette il rinnovo automatico del certificato quando lo stesso è in scadenza, vi

segnaliamo che è possibile effettuare il rinnovo solo nei dieci giorni precedenti la scadenza.

Conservazione della ricevuta di trasmissione

Come riscontro dell’avvenuta comunicazione, ciascuna struttura ricettiva ha l’obbligo di scaricare e conservare sul proprio pc o su un supporto di memorizzazione esterno (dischi esterni, pendrive, CD – DVD), una ricevuta elettronica consuntiva delle registrazioni compiute in una data giornata, rilasciata dal sistema della Questura di Ravenna.

I documenti di ricevuta sono firmati digitalmente con un certificato della Polizia di Stato e non possono essere modificati, devono essere conservati 5 anni ai fini di un’eventuale verifica da parte degli organi competenti.

La ricevuta elettronica è emessa il giorno successivo all’invio della segnalazione, vi ricordiamo di effettuare l’operazione entro e non oltre 30 giorni perché dopo tale termine la ricevuta non è più scaricabile.

Ricordiamo che se gli ospiti alloggiati soggiornano più di una notte, ci sono 24 ore di tempo dall’arrivo per inviare le schedine telematicamente. Nel caso in cui il soggiorno sia inferiore alle 24 ore la trasmissione è immediata. 

Alla regola generale sull’inserimento sul portale “Alloggiati web” dei dati dei clienti arrivati ed alloggiati nella struttura ricettiva, vengono applicate le deroghe sotto riportate:

1) nel caso di alloggio a famiglia, sarà inviata un’unica Schedina Alloggiati intestata al capofamiglia, con l’indicazione dei dati degli agli altri componenti il nucleo familiare.

2) nel caso di “famiglia allargata” è opportuno procedere nel modo seguente come se si trattasse di un gruppo (vedi punto n. 3);

3) nel caso vengano alloggiati gruppi di persone (che non necessariamente devono essere inviati da Agenzie, ma può trattarsi anche di gruppi di amici), occorre inviare un’unica Schedina Alloggiati intestata al capogruppo, avendo cura di indicare i dati delle altre persone alloggiate componenti il gruppo.

4) nel caso di dipendenti alloggiati nella struttura, è obbligatorio solo l’invio della Schedina Alloggiati, che dovrà essere rinnovato ogni 30 giorni di alloggio del dipendente all’interno della struttura, mentre non è previsto l’invio dei dati ISTAT con la modalità telematica Turismo 5 o con le tavole A in formato Excel. 

NOTA BENE:

Il Decreto attuativo delle procedure sopra descritte n. 14 del 17.1.2013 ha introdotto alcune norme che riportiamo di seguito:

►Comunicazione giornaliera (Art. 1) - Come previsto dal TULPS, il Decreto conferma l’obbligo di trasmettere alle questure le generalità delle persone alloggiate entro 24 ore successive al loro arrivo.

Il Decreto stabilisce inoltre che la comunicazione deve essere fatta all'arrivo stesso per soggiorni inferiori alle 24 ore.

►Dati da comunicare (Art. 2 comma 2 – Punto 1.1) - I dati da trasmettere sono i seguenti:

• Data di arrivo;
• Numero giorni di permanenza;
• Cognome
• Nome;
• Sesso;
• Data di nascita;
• Luogo di nascita (comune e provincia se in Italia, Stato se all'estero);
• Cittadinanza;
• Tipo documento di identità;
• Numero documento di identità;
• Luogo rilascio documento (comune e provincia se in Italia, Stato se all'estero).

Vi ricordiamo che è necessario comunicare il numero di giorni di permanenza del cliente. Non è obbligatorio comunicare l’indirizzo di residenza del cliente. I giorni da inserire sono quelli “dichiarati dall’ospite al momento dell’arrivo” (non occorrono ulteriori comunicazioni qualora il cliente parta prima o rimanga più giorni).

Nel caso di nuclei familiari e gruppi guidati, i dati completi di cui sopra possono riguardare solo uno dei coniugi (e non l'altro coniuge ed i figli minorenni) ed il capogruppo (e non gli altri componenti del gruppo).

I dati da indicare per i componenti del nucleo familiare o di un gruppo sono invece i seguenti:

• Numero giorni di permanenza;
• Cognome
• Nome;
• Sesso;
• Data di nascita;
• Luogo di nascita (comune e provincia se in Italia, stato se all'estero);
• Cittadinanza.

Per i componenti del nucleo familiare e del gruppo non è necessario trasmettere gli estremi del documento di riconoscimento.

►Privacy - I gestori delle strutture ricettive sono tenuti alla cancellazione dei dati digitali trasmessi, nonché alla distruzione della copia cartacea degli elenchi trasmessi, non appena ottenute le relative ricevute.

Nel caso di manutenzione temporanea del Portale Alloggiati Web da parte del Centro Elettronico Nazionale (nel portale comparirà la scritta “sospensione servizio”), per l’invio dei dati sarà necessario riprovare entro 24 ore dall’arrivo del cliente.

Solo nel caso in cui il programma non sia accessibile entro la giornata è possibile l’invio al seguente indirizzo upgaip.quest.ra@pecps.poliziadistato.it.

Le comunicazioni che verranno inviate per posta elettronica certificata in assenza di comprovato impedimento di natura tecnica del sistema “Alloggiati web” NON saranno prese in considerazione dalla Questura, configurando a carico del gestore la violazione di “omessa comunicazione” prevista e punita dalla Legge 135/2001 e dagli articoli 17 e 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza.

Vi consigliamo di verificare la copertura internet della propria zona con tutti i vari gestori di telefonia mobile o di internet broadband.

La Questura di Ravenna vi ricorda che il certificato digitale personale per l’invio telematico può essere installato su più computer contemporaneamente, quindi anche nella propria abitazione o in quella di un familiare. Il guasto del proprio softwarer gestionale non preclude la possibilità dell’inserimento dei dati in modalità “Inserimento On-line”.

Per maggiori informazioni potete visitare il sito: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it

http://questure.poliziadistato.it/it/Ravenna/articolo/574419349333a092707620

o telefonare alla Questura di Ravenna tel. 0544 294652 – 294638 - 294111 – Fax. 0544 294777

mail utl.quest.ra@pecps.poliziadistato.it

o a Confcommercio Ascom Cervia: Lorenzo Matteini – tel. 0544 913919, l.matteini@ascomcervia.it

Patrizia Pazzaglia – tel. 0544 913916, mail: p.pazzaglia@ascomcervia.it.