Notifica degli alloggiati - Decreto del 7 Gennaio 2013

Come è noto, il Decreto Legge 201/2011 (convertito nella legge n. 214/2011) ha apportato sostanziali modifiche alla disciplina di registrazione e notifica dei dati dei clienti alloggiati in albergo. Il nuovo testo dell’articolo 109 del TULPS, a seguito delle modifiche introdotte, non prevede più l’obbligo di compilare e far sottoscrivere ai clienti la scheda di polizia. Prevede inoltre che la comunicazione delle generalità delle persone alloggiate sia effettuata avvalendosi di mezzi informatici o telematici o mediante fax, e non più con la consegna delle schede cartacee. La comunicazione va effettuata entro 24 ore dall’arrivo dei clienti direttamente alle questure, e non più alle autorità locali di pubblica sicurezza.

In attuazione di quanto previsto nell’articolo 109 TULPS, il Decreto in oggetto, emanato sentito il Garante per la privacy, stabilisce le nuove modalità per la comunicazione alle questure.

Di seguito, riassumiamo il contenuto del provvedimento.

Comunicazione giornaliera (Art. 1) -  Come previsto dal TULPS, il Decreto conferma l’obbligo di trasmettere alle questure le generalità delle persone alloggiate entro 24 ore successive al loro arrivo. Il Decreto stabilisce inoltre che la comunicazione deve essere fatta all'arrivo stesso per soggiorni inferiori alle 24 ore.

Trasmissione della comunicazione con mezzi informatici/telematici (Art. 2 comma 1) – Per essere abilitati alla comunicazione informatica/telematica, è necessario presentare specifica domanda alla questura della provincia in cui ha sede la struttura ricettiva. La questura abilita la struttura ricettiva, attraverso certificazione digitale, all'inserimento nel sistema web https://alloggiatiweb.poliziadistato.it dei dati degli alloggiati, con possibilità di consultare solo i dati relativi al giorno di trasmissione. La struttura ricettiva può anche trasferire, direttamente nell'applicazione, i dati già digitalizzati, utilizzando programmi applicativi a proprie spese secondo le modalità stabilite al punto 2.4.2 dell'allegato tecnico al Decreto.

Qualsiasi impedimento, anche solo di natura tecnica, che non consenta la trasmissione dei dati con la modalità informatica/telematica deve essere, con ogni mezzo, tempestivamente comunicato alla questura territorialmente competente. In tale ipotesi il gestore deve provvedere ad effettuare la comunicazione giornaliera mediante fax o posta elettronica certificata.

Trasmissione della comunicazione mediante fax o posta elettronica certificata (Art. 3) – Solo nei casi in cui sussistano problematiche di natura tecnica al sistema web che impediscano la trasmissione informatica/telematica, la comunicazione delle generalità dei soggetti alloggiati è effettuata mediante trasmissione a mezzo fax ovvero tramite posta elettronica certificata alla questura territorialmente competente. I dati vanno inviati secondo un elenco sequenziale dei soggetti alloggiati.

Dati da comunicare (Art. 2 comma 2 – Punto 1.1 dell’allegato) - I dati da trasmettere sono i seguenti:

• Data di arrivo;
• Numero giorni di permanenza;
• Cognome;
• Nome;
• Sesso;
• Data di nascita;
• Luogo di nascita (comune e provincia se in Italia, Stato se all'estero);
• Cittadinanza;
• Tipo documento di identità;
• Numero documento di identità;
• Luogo rilascio documento (comune e provincia se in Italia, Stato se all'estero).

Rispetto alle procedure finora in uso, è ora necessario comunicare il numero di giorni di permanenza del cliente. E’ stato invece eliminato l’obbligo di comunicare l’indirizzo di residenza del cliente.

Nel caso di nuclei familiari e gruppi guidati, i dati completi di cui sopra possono riguardare solo uno dei coniugi (e non l'altro coniuge ed i figli minorenni) ed il capogruppo (e non gli altri componenti del gruppo)

I dati da indicare per i componenti del nucleo familiare o di un gruppo sono invece i seguenti:

• Numero giorni di permanenza;
• Cognome;
• Nome;
• Sesso;
• Data di nascita;
• Luogo di nascita (comune e provincia se in Italia, stato se all'estero);
• Cittadinanza.

Viene quindi confermata la semplificazione esistente per i nuclei familiari ed i gruppi, e viene chiarito che per i componenti del nucleo familiare e del gruppo non è necessario trasmettere gli estremi del documento di riconoscimento.

Conservazione della ricevuta di trasmissione (Art. 2 comma 2 e art. 3 comma 2 – Punto 3 dell’allegato) - Come riscontro dell'avvenuta comunicazione, ciascuna struttura ricettiva:

• in caso di comunicazione informatica/telematica: scarica e conserva un apposito documento di ricevuta in formato pdf, firmato digitalmente e contenente esclusivamente il numero di schedine trasmesse in una data giornata;
• in caso di comunicazione via fax (nei casi di impossibilità alla trasmissione con mezzi informatici/telematici):  conserva copia della ricevuta rilasciata dal dispositivo fax attestante la data e l'orario dell'invio e l'esito dello stesso;
• in caso di comunicazione a mezzo posta elettronica certificata (nei casi di impossibilità alla trasmissione con mezzi informatici/telematici): conserva copia delle ricevute di invio e consegna del messaggio attestanti la data e l'orario dell'invio e l'esito di invio del messaggio e di consegna al destinatario.

Le ricevute di cui sopra devono essere conservate per 5 anni.

Privacy - I gestori delle strutture ricettive sono tenuti alla cancellazione dei dati digitali trasmessi, nonché alla distruzione della copia cartacea degli elenchi trasmessi, non appena ottenute le relative ricevute.

Entrata in vigore – Le disposizioni contenute nel Decreto sono entrate in vigore il 17 gennaio 2013. Pertanto le aziende che ancora non utilizzano il collegamento informatico/telematico, devono attivarsi richiedendo alle Questure competenti sul territorio l’accesso al servizio, o concordando l’invio dei dati tramite fax o posta elettronica certificata.